Cinco dicas para evitar fraudes e pagamentos indevidos com boletos

No ano passado, mais de R$ 5,8 trilhões foram transacionados via boletos, segundo dados da Febraban (Federação Brasileira de Bancos). Isto sinaliza a importância desta modalidade de pagamento, que continua sendo alvo frequente de fraudadores, levando empresas de todos os portes a buscarem abordagens proativas para se protegerem.

O boleto bancário continua sendo amplamente utilizado no Brasil, especialmente para realização de transações financeiras entre empresas. Como orientação para evitar problemas e pagamentos indevidos, Christian de Cico, co-CEO e co-founder da Qive (antiga Arquivei), plataforma responsável por gerenciar documentos fiscais de mais de 150 mil empresas, compartilha cinco dicas práticas para manter sua empresa protegida.

1. Verifique os dados do beneficiário antes de pagar o boleto

Antes de confirmar o pagamento de um boleto, é fundamental verificar se os dados do beneficiário — como razão social e CNPJ — coincidem com os da empresa emissora. Um dos erros mais comuns entre PMEs é não checar essas informações, o que pode resultar em pagamentos para fraudadores que adulteram boletos. É recomendável sempre comparar esses dados com os de pagamentos anteriores e, se necessário, consultar o CNPJ da outra empresa na Receita Federal.

2. Evite imprimir boletos: use plataformas digitais

Muitos golpes são aplicados na adulteração de boletos físicos, especialmente quando são impressos. Os fraudadores alteram os códigos de barras ou outras informações, desviando o pagamento para contas fraudulentas. Para evitar isso, importa que as empresas realizem seus pagamentos diretamente por canais digitais, como aplicativos de bancos ou internet banking. Se houver a necessidade de impressão, o co-CEO da Qive recomenda solicitar o boleto em formato PDF e manter os sistemas de antivírus sempre atualizados.

3. Confirme a autenticidade do emissor e os detalhes do boleto

Mesmo com o aumento da sofisticação dos golpes, muitos boletos falsificados contêm erros simples, como logotipos bancários incorretos ou nomes com grafia errada. Os profissionais de contas a pagar devem ficar atentos a essas inconsistências. É relevante verificar se o boleto foi emitido por um banco de confiança e se a linha digitável está correta. Há também sistemas e softwares que realizam essa verificação de forma automatizada, reduzindo significativamente a chance de erros.

4. Adote o DDA para evitar erros manuais

O Débito Direto Autorizado (DDA) é uma ferramenta útil para empresas que emitem ou pagam muitos boletos. Ao adotar esse serviço, todos os boletos emitidos contra o CPF ou CNPJ da sua empresa aparecem diretamente no aplicativo do banco, eliminando a necessidade de inserir manualmente os dados. O DDA é uma medida segura para evitar erros humanos e garantir que se esteja pagando o valor correto ao destinatário certo.

5. Concilie boletos com notas fiscais automaticamente

Para evitar pagamentos duplicados ou não conciliados, as empresas devem adotar a prática de conciliar boletos com as notas fiscais correspondentes. Isso pode ser feito manualmente ou por meio de softwares especializados. É possível encontrar sistemas que capturam e conectam diretamente às notas fiscais emitidas em plataformas do governo aos boletos disponíveis no sistema bancário. Desse modo, a solução permite que as áreas de contas a pagar e compras das empresas tenham acesso a ambos os documentos já conciliados para, posteriormente, efetuar os pagamentos. Esse tipo de modernização dos processos de contas a pagar pode melhorar a eficiência ao eliminar fraudes e números de boletos pagos com vencimento.

Sobre a Qive

A Qive (antiga Arquivei) é uma plataforma líder em transformar rotinas financeiras e fiscais para empresas de todos os portes e segmentos. Especializada na centralização e automação do fluxo financeiro e fiscal, a Qive facilita desde o pedido de compra até o pagamento dos fornecedores, garantindo segurança, rapidez e conformidade com as constantes mudanças regulatórias. Com mais de 3,8 bilhões de documentos fiscais processados de mais de 150 mil empresas, a plataforma movimenta cerca de 3 trilhões de reais em notas fiscais anualmente, reduzindo fraudes, multas e custos operacionais. A Qive capacita CFOs e back-offices a otimizar suas operações, prevenir atrasos e proteger suas empresas de riscos financeiros. Empresas como Faber-Castell, Bayer, Grupo Casas Bahia, Kraft Heinz, Dasa e KaBuM! já confiam na Qive para proteger suas transações financeiras. Para mais informações: http://qive.com.br.